in

Những lưu ý khi làm việc tại nhà thời dịch Covid-19

Những lưu ý khi làm việc tại nhà thời dịch Covid-19
Những lưu ý khi làm việc tại nhà thời dịch Covid-19

Giai đoạn này dịch đang diễn biến khá căng thẳng. Dự đoán thời gian sắp tới Hà Nội và TP HCM sẽ là tâm vùng dịch. Việc nhân viên tới công ty làm việc sẽ rất khó khăn vì mang tâm lý hoang mang khi tiếp xúc chỗ đông người. Mình thấy nhiều anh em đang chuyển dịch theo hướng Remote Working cho nhân viên làm việc tại nhà hay về quê làm việc.

Đây là “nước đi” phù hợp ở giai đoạn hiện tại, tuy nhiên mình có vài đề xuất giúp anh em triển khai phương thức này ổn áp hơn. Lưu ý chỉ dành cho những công ty quy mô vừa và nhỏ thôi nhé, mình sợ team to nguy cơ vỡ trận cao ở khâu quản lý. Mình cũng chưa trải nghiệm các công ty lớn với các quy trình làm việc rõ ràng, thì liệu có linh động được việc làm ở nhà không.

Chia sẻ 1 chút ngoài team In-house khoảng 40 bạn thì giai đoạn trước có khoảng 20 anh em làm part-time ở xa, làm tại nhà, ở công ty khác hay làm ở quán cafe. Nên bọn mình có nhiều kinh nghiệm trong việc Remote Working. Hiện tại ban giám đốc, kế toán, hay dev cũng đang làm việc bằng REMOTE WORKING nhưng vẫn chạy mượt mà, chắc đặc thù là công ty công nghệ có quy mô nhỏ nên việc triển khai cũng dễ dàng hơn.

Vì sao phải cho team làm việc ở nhà trong giai đoạn tới?

  1. Nhân viên tới công ty mang tâm lý hoang mang khiến khối lượng công việc giảm
  2. Không đảm bảo an toàn vì nguy cơ lây nhiễm chéo
  3. Giảm thời gian di chuyển
  4. Giảm áp lực xã hội
  5. Tiết kiệm chi phí văn phòng, chi phí cứng hàng tháng cho doanh nghiệp
  6. Duy trì mạch làm việc của nhân viên, để qua dịch vẫn chạy tốt

Những khó khăn thiếu thoải mái khi làm việc ở nhà

  1. Không gian không đủ ổn ở nhà tù túng
  2. Thiếu máy móc (vi tính cấu hình cao, monitor, máy in, máy photo,… )
  3. Không có khu vực pantry đồ ăn, nước uống, cafe,…
  4. Không được nói chuyện phiếm với nhau mỗi ngày
  5. Không được tương tác, hỏi han, nhận được sự giúp đỡ từ sếp, đồng nghiệp kịp thời.
  6. Bị làm phiền bởi các tác nhân gây sao nhãng: Gia đình, con cái nghỉ học, bố mẹ, bạn bè rủ rê,…
  7. Các giấy tờ, hợp đồng, báo giá, hóa đơn, không ai duyệt

Các nguyên tắc cần có

Daily checkin/out và daily meeting mỗi ngày qua các công cụ hỗ trợ như Zoom hoặc Skyper, điều này là bắt buộc để check và tạo thói quen kỷ luật nhân sự có làm việc hay không. Nên cần 1 Project cordinator thường xuyên contact với thành viên trong team để hỏi tiến độ, các task đã hoàn thành.

Tạo tiến độ công việc qua To-do-list để mọi người cùng biết hôm đó cần giải quyết các công việc gì và lên plan làm việc cho hôm đó. Cuối ngày phải submit plan lại xem hôm đó bạn đã hoàn thành được những gì.

Bật điện thoại liên tục/ bật thông báo notification Zalo, Facebook, ERP, Skyper,.. không được tắt dù bất cứ lý do gì

Nếu có daily meeting cần có người viết báo cáo recap lại buổi họp đó đề phòng có thành viên bận hay không tham gia được vẫn nắm được nội dung.

Vì tính chất làm việc không quan sát, quản lý trực tiếp, một số bạn sẽ bị nảy sinh tâm lý hoài nghi, thiếu tin tưởng ở người đồng nghiệp hay bạn khác trong team của mình nên sau khi chuyển trạng thái sang Remote Working nên bớt tính toán thiệt hơn lại hãy nhìn vào mục tiêu chung để cùng nhau phấn đấu.

Ý thức làm việc tự giác, không cần ai phải nhắc nhở. Một số team trước đây chưa từng trải nghiệm làm việc tại nhà, nhân sự kiện này nảy sinh ảo tưởng là 1 kỳ nghỉ dài hạn và có trả lương nên chểnh mảng công việc.

INTERNAL COMMUNICATIONS TOOLS: (Các phần mềm thảo luận. tương tác nội bộ)
Đây là phần quan trọng, muốn triển khai Remote Working chúng ta phải phụ thuộc vào tools rất nhiều. Mình sẽ đề xuất anh em vài tools bên mình vẫn hay dùng:

+ Zalo: Ưu điểm: Truyền file khá nhanh mình cực thích chỗ này, video call mượt, có phân công công việc. Dễ dùng và phổ biến. Team mình cũng đang dùng Zalo trong các task giải quyết nhanh, khẩn cấp hoặc công việc đơn giản, trao đổi với khách hàng. Chi tiết mình có bài viết chi tiết ở đây:

+ Ghichu.vn: Đây là công cụ ghi chú trực tuyến bên mình rất hay dùng. Thường sẽ share cho nhau nội dung dài và cần share link cho nhiều người đọc.

+ WinWork: Cái này là 1 Module nhỏ trong nguyên bộ giải pháp ERP. Giúp quản lý công việc các phòng ban. Đa số team mình vận hành ổn là ở hệ thống này.

  1. Quản lý các lịch nhiệm vụ cần làm
  2. Trao đổi nội bộ (Chat riêng, chat công khai, chat nhóm)
  3. Cá nhân hóa (ghichu, xin nghỉ phép, lịch làm việc, etc,..)
  4. Quản lý nhiều dự án (mô hình kanpan cho phép quản lý nhiều dự án cùng lúc)
  5. Quản lý thời gian
  6. Báo cáo, report,..

Trên đó là một vài công cụ chính bên mình chủ yếu dùng hằng ngày để duy trì công việc, khảo sát qua các cộng đồng thì anh em còn dùng thêm 1 số tools khá hay mình bổ sung thêm:

– Zoom: Họp trực tuyến, có share màn hình. Cái này thấy nhiều anh em đang khiển khai tuy nhiên cân nhắc quy mô đông người phải up lên bản trả phí.

– Skyber,Viber: Chat gọi video call

– Disscord: Có chức năng chia kênh, phân quyền Admin/ member, tạo group, tìm kiếm message. Mình đánh giá khá cao tools này giao diện đẹp, trực quan chứ không bằng ta bà nhằng như Slack. Hơn nữa còn FREE nên chỉ việc down về là dùng thôi (đa nền tảng: IOS/Androind Mac/Windows) Nhưng có điều phải nắm tiếng anh cơ bản xíu vì tiếng Việt lỗi Font, cái này hơi bất tiện nếu có team nào có người cao tuổi.

– G Suite:Cái này khá ngon từ Google hỗ trợ cho doanh nghiệp. Về giao diện dễ dùng nhìn hao hao như Gmail, hỗ trợ anh em cuộc gọi video, chat, chia sẻ tài liệu, lưu trữ tài liệu nhanh chóng qua các công cụ từ nhà Google như: Drive, Docs, Calendar, Hangouts. Tuy nhiên cũng như Zoom nếu nhiều phải nâng cấp gói.

– Trello: Đây là dạng công cụ quản lý công việc, lên kế hoạch, quản lý thời gian theo mô hình kanpan cũng khá nổi tiếng, phù hợp cho team ít người.

– FBWorkplace: Cái này từ Facebook hỗ trợ cho doanh nghiệp cũng có chat, tạo nhóm làm việc, Video call (Giới hạn 20 người)

– Docs Google (docs, sheet, form).

– Slack, Asana

Vài chia sẻ của mình để anh em muốn chuyển dịch REMOTE WORKING cho giai đoạn sắp tới. Ae có góp ý hay muốn bổ sung gì cứ comment xuống nhé. Thanks mọi người.

Mạnh Cường | coocxe.com

Không Unfriend, không Block, không liên lạc

Không Unfriend, không Block, không liên lạc

Làm thế nào để tránh được sự lây nhiễm của Covid-19?

Làm thế nào để tránh được sự lây nhiễm của Covid-19?